Neu in der Rolle – Startphase optimieren

Herzlichen Glückwunsch! Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben und Sie freuen sich auf Ihren neuen Job.

Gerade zu Beginn stehen Sie unter besonderer Beobachtung. Sie müssen beweisen, dass Sie der oder die Richtige für diesen Job sind. Viele stürzen sich sofort in die Arbeit und wollen alles richtig machen.

Hier geht es darum, wie Sie sich optimal auf die neue Tätigkeit vorbereiten und typische Fehler vermeiden, um die in Sie gesetzten Erwartungen zu erfüllen oder sogar zu übertreffen.

• Reflektion der Erwartungen an Sie in der neuen Rolle. Vergleichen Sie die Anforderungen der Stelle mit Ihren Fähigkeiten und Kompetenzen. Nutzen Sie die Zeit bis zum ersten Arbeitstag, um erforderliche Kompetenzen aufzubauen.
• Frühzeitige Identifikation von möglichen Brennpunkten. Informieren Sie sich vor dem Start schon über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen und nehmen ggf. an Veranstaltungen teil. Starten Sie den Aufbau Ihres Netzwerks schon vor Ihrem ersten Tag.
• Nutzung von Erfahrungswerten anderer, um typische Fehler zu vermeiden. Holen Sie sich auch Impulse aus unserer Toolbox.
• Abgleich mit eigenen Ideen und Zielen. Formulieren Sich sich Ihre Ziele möglichst klar und behalten Sie diese stets vor Augen, auch wenn der Weg dorthin flexibel bleibt. Dann haben Sie gute Chancen, in die richtige Richtung zu gehen.

• Sie selbst
• Kontaktpersonen im Unternehmen

• Unternehmensinformationen, aktuelle News
• Erfahrungen, eigene und die von anderen

• Sie sind gut vorbereitet für den guten ersten Eindruck
• Sie haben sich eine gute Startposition geschaffen

• Lesen Sie aktuelle Branchen-Nachrichten zum Unternehmen
• Nutzen Sie Mitarbeiterplattformen, wie z. B. „Kununu“
• Machen Sie sich mit den Stellenanzeigen des Unternehmens vertraut
• Behalten Sie den Kopf immer oben und folgen Sie einem „Fahrplan“, damit die Einarbeitung strukturiert und umfassend erfolgt.
• Praxistipps, wie Sie typische Fehler vermeiden, lesen Sie bezogen auf die einzelnen Hacks jeweils dort – insbesondere bei den Tipps aus der Praxis – und allgemein auch in unseren “Impulsen für einen besseren Start”, die Sie in der Toolbox finden.

Verschaffen Sie sich früh (innerhalb der ersten 14 Tagen in einer neuen Funktion als IT-Entscheider) einen ersten groben Überblick über die IT und das Unternehmen: Stakeholder, Mitarbeiter, Lokationen, Key Player, Networking, etc. Damit können Sie das Unternehmen und die IT kennen lernen auch hinsichtlich Führung und Kultur.

Im Rahmen dieser Gespräche und Dokumentanalyse erhalten Sie Transparenz über alle laufenden Vorgänge und Meinungen. Damit können Sie Ihr Stakeholder besser einschätzen.

Wichtig: Betriebsrat nicht vergessen!

• Interviews mit Führungskräfte bis auf die Ebene der Teamleiter, sowie mit weiteren relevanten Ansprechpartnern, wie z. B. Controlling, Portfoliomanagement, Recruiting und Personalentwicklung
  • Verwendung eines groben Fragebogens
  • Dokumentation der Ergebnisse
• Vorstellung bei allen „Peers“ auf gleicher Ebene (Finance, Logistics, Einkauf, Vertrieb, etc.) sowie bei ausgewählten Meinungsführern (CISO, CTO, etc.)
• Vorstellung beim Betriebsrat und seinen Vertretern
  • Informieren Sie sich über Entscheidungsprozesse, Gremienstruktur, Tagesrhythmus etc.
  • Was ist dem Betriebsrat wichtig?
  • Mit welchen Themen kann beim Betriebsrat gepunktet werden?
• Führen vertiefender Gespräche zu den herauskristallisierten Schwerpunktbereichen nach Rekapitulation der Ergebnisse und Gewinnung eines umfassenden Überblicks der relevanten Themen und Handlungsfelder
• Bei Bedarf hinzuziehen eines Vertrauten

• Manager/ Leiter Anwendungen
• IT-Architekten
• Ausgewählte Key-User
• Vertreter Fachbereiche
• Betriebsrat

• Interviewleitfaden mit Ihren wichtigsten Kernfragen
• Unterlagen, die einen Überblick über alle – aus Sicht der Ansprechpartner – wichtigen Vorgänge ermöglichen
• Tipp: nach den Interviews noch mal individuell ergänzen

• Übersicht über Qualifikationen im Team
• Transparenz über Themengebiete der Teams und die Zusammenarbeit zwischen Teams
• Erste Herausforderungen identifiziert, um Optimierungsmaßnahmen definieren zu können

• Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.
• Keine vorschnellen Schlüsse ziehen und Vermutungen aus vorangegangenen Interviews mitnehmen. Besser: Offene Fragen entlang des Fragebogens stellen. Ehrlich interessiert sein. Keine „möglichen“ Maßnahmen vorab kommunizieren. Zuerst einmal ein Bild machen und später überlegen. Zeit lassen und die Gesprächspartner ins Reden bringen. Jedes Ding hat zwei Seiten. Hören Sie immer alle Parteien zu einem bestimmten Thema, vor allem wenn Sie Konflikte wahrnehmen.
• Vielleicht auch mal die Themen locker im Rahmen eines Frühstücks ansprechen.

Worauf kann man sich denn noch verlassen – insbesondere vor dem Hintergrund der vielen Veränderungen? Das ist die Frage, denen Sie hier auf den Grund gehen.

Die Organisation hat Ihnen jedenfalls schon mal Vertrauen entgegengebracht, indem Sie Ihnen den Arbeitsvertrag angeboten hat und umgekehrt haben Sie die Stelle angenommen und damit das Vertrauen zurückgegeben.

Einige Gedanken vorab:

Nur wer sich selbst vertraut, kann auch anderen vertrauen. Nur wer Vertrauen wagt, kann Zusammenarbeit riskieren. Und nur wer Zusammenarbeit denken und organisieren kann, ist in der Lage, Probleme anzupacken, die einen allein überfordern würden.

Ohne Selbstvertrauen, Vertrauen und Kooperationsfähigkeit gibt es keinen nachhaltigen Erfolg.

„Sei nicht misstrauisch, aber bleibe wachsam“, rät Moritz Freiherr Knigge

• Etablieren eine vertrauensvollen Arbeitsklimas:
  • Verdienen Sie sich selbst Vertrauen bei anderen. Stellen Sie sich bei „Peers“ und im Betriebsrat vor.
  • Seien Sie selbst verlässlich für andere: Versprechen halten, Verantwortung übernehmen, authentisch führen, Respekt gewinnen, Vorbild sein.
• Erkennen Sie „falsche Freunde“ beispielsweise daran:
  • Sie brauchen Sie, weil Sie Ihnen nutzen.
  • Sie reden lieber über sich, als zuzuhören.
  • Sie sind unzuverlässig und entschuldigen sich selten.
• Identifikation wichtiger Multiplikatoren und Meinungsbildner:
  • Durch sie erfahren Sie, welches die aktuellen, wichtigen Themen im Unternehmen sind
  • Sie sind besonders einflussreich und helfen Ihnen, Ihre Botschaften effizienter zu transportieren

• Ihr Team
• Wichtige Kontakte im Unternehmen
• Wichtige Kontakte außerhalb des Unternehmens

• Verständnis darüber, wer wichtige Kontakte im und außerhalb des Unternehmens sind (Vgl. Stakeholder-Analyse)
• Gesunder Menschenverstand, Erfahrung und Vertrauen

• Stabiles Netzwerk, auf das Sie sich verlassen können

• Seien Sie zu Beginn nicht zu vertrauensselig.
• Zeigen Sie Interesse und hören Sie zu. Hinterfragen Sie!
• Urteilen Sie nicht zu früh, schon gar nicht vor Dritten.
• Geben Sie dem ersten Eindruck eine zweite Chance.

Was jetzt noch wichtiger ist als Ihre Kompetenz ist die Kommunikation!

Halten Sie Ihre IT-Kommunikation so, dass sie gelesen und verstanden wird und auch zum positiven Image der IT im Unternehmen beiträgt. Dazu muss die Kommunikation nicht ihr IT-Projekt in den Mittelpunkt stellen, sondern den Mitarbeiter selbst. Wie nutzt er die (neue) Technologie? Was hat er davon?

Sind Sie neu im Job, können Sie mit Ihrer Antrittsrede einen ersten Akzent setzen.

Kommunikation muss kurz und knackig sein und maximalen Mehrwert, also Schwung in die Produktivität der Mitarbeiter bringen. Bilder beleben und machen Sachverhalte verständlicher. Nutzen Sie verschiedene Kanäle (E-Mail, unternehmensinterne App, Intranet, Social Media Plattformen), die möglichst geräteunabhängig (Laptop, Tablet, Smartphone) eingesetzt werden.

• Klarheit über aktuelle Kommunikationswege, – arten und -prozesse.
• Identifikation und Einbindung von IT-Mitarbeitern, die besonders gut und gerne kommunizieren: Inhalte für Mitarbeitern von Mitarbeitern. Machen Sie Mitarbeiter zu Influencern.
• Analyse von Möglichkeiten, um die IT-Kommunikation zu optimieren. Einige Anregungen:
  • Kommunizieren Sie eher mehr! Wichtige Botschaften lassen sich nur durch ständige Wiederholung in den Köpfen der Zuhörer verankern. Teilen Sie Ihr Expertenwissen auch z. B. über Chats, Blogs, Hotlines. Das wird heute von der IT erwartet.
  • Dokumentationen sollten kurz und knackig sein und genau dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Also direkt beim Drucker oder Beamer. Zusätzliche Detailinformationen z. B. mit QR Code in der Kurzanleitung zur Verfügung stellen.
  • Ersetzen Sie Text wo immer es geht durch kurze Videos oder Bilder. Erzählen Sie auch in Geschichten (“story telling”).
  • Berücksichtigen Sie ihre verschiedenen Zielgruppen und gehen Sie diese möglichst individuell an.
  • Geben Sie der IT-Kommunikation Wiedererkennungswert, z. B. durch ein besonderes Logo, ein Claim oder eine besondere Optik.
  • Bleiben Sie im Dialog und machen den Dialog sichtbar – Fordern Sie Feedback ein und machen was draus.

• IT-Führungskräfte
• IT-Mitarbeiter
• Alle Mitarbeiter

• Beispiele von bisherigen Kommunikationsmaßnahmen

• Maßnahmenplan zur Verbesserung der IT-Kommunikation

Perspektivisch:

• Besser informierte Mitarbeiter
• Gemeinsame Zielorientierung
• Größere Anerkennung der IT im Unternehmen

• Trauen Sie sich neue Wege zu gehen.
• Vermeiden Sie Fachchinesisch.
• Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Infos für die jeweilige Zielgruppe.
• Kommunikation ist nicht alles, aber alles ist nichts ohne Kommunikation.